ERP hankinnasta ylläpitoon – näin Testimate auttaa bisneskriittisen järjestelmän uudistamisessa

ERP-järjestelmän uudistaminen on liiketoiminnalle iso investointi, jossa onnistuminen vaatii tarkkaa suunnittelua ja laadunvarmistusta. Testimate varmistaa, että projekti etenee hallitusti ja lopputulos tukee liiketoimintaa – alusta ylläpitoon asti.

Liiketoiminnalle elintärkeiden järjestelmien, kuten erilaisten ERP- tai CRM -ratkaisujen käyttöönotto on isoissa organisaatioissa mittava, jopa vuosia kestävä projekti. On kyseessä sitten SAP, Dynamics 365 tai Oraclen alustat, käytännössä ratkaisuun sitoudutaan pitkäksi ajaksi ja käyttöönottoon investoidaan merkittävä määrä resursseja.

Koska liiketoimintajärjestelmiä vaihdetaan harvoin, usein järjestelmää hankkivalla yrityksellä ei ole talon sisällä osaamista kattamaan kaikkia hankinnan vaiheita. Asiantuntemukselle on kuitenkin tarvetta, jotta hankinta saadaan määrätietoisesti maaliin ja sen käyttäminen arjessa on sujuvaa.

Yrityksessä saatetaan miettiä esimerkiksi seuraavia asioita:

Mikä järjestelmä sopii meidän tarpeisiimme? Miten hankinta aikataulutetaan? Vastaako toteutus oikeasti käyttäjiemme tarpeita? Miten ylläpito ja päivitykset hanskataan ilman katkoksia yrityksen toimintaan?

Paljon tärkeitä asioita – millaista apua liiketoimintajärjestelmien käyttöönottoon sitten on saatavilla?

Testimate on ohjelmistojen laadunvarmistuksen asiantuntijayritys, jonka osaajien työkalupakkiin kuuluu asiakastarpeiden tunnistaminen, kriittinen ajattelu, systemaattinen suunnitelmallisuus sekä sujuva viestintä.

Tässä artikkelissa käymme läpi miten ohjelmistojen laatuun keskittyvä kumppani voi olla mukana liiketoimintajärjestelmien koko elinkaaren varrella. Voit hyötyä palveluistamme riippumatta siitä, onko yrityksessäsi omaa ohjelmistokehityksen osaamista tai oletko täysin ulkoisten toimittajien varassa – erityisesti jälkimmäisessä tapauksessa pystymme auttamaan sinua merkittävästi.

Vaatimusmäärittely kuntoon oikean ratkaisun löytämiseksi

Laadunhallinnan asiantuntijasta on apua jo hyvin aikaisessa vaiheessa, jo silloin kun potentiaalisia järjestelmiä kartoitetaan ja valmistaudutaan tarjouspyynnön lähettämiseen.

Vaatimusmäärittelyn katselmointi on hyvin tärkeää, koska tässä vaiheessa virheiden korjaus on vielä kaikkein vaivattominta ja halvinta. Laadunvarmistuksen ammattilainen auttaa varmistamaan, että vaatimukset ovat sisäisesti koherentteja, ristiriidattomia ja mahdollisimman täydellisiä, ja että epätyypilliset työnkulut ja virheskenaariot otetaan huomioon.

Esimerkiksi Postilla Testimate on ollut useissa projektissa vahvasti mukana liiketoiminta- ja teknisten vaatimusten määrittelyssä ja täsmentämisessä (lue asiakastarina kumppanuudestamme Postin kanssa).

Mikäli yritykseltä ei löydy sisäisesti valmiutta vaatimusmäärittelyn tekemiseen, sopiva tekijä löytyy Testimaten yhteistyökumppaneiden verkostosta. Business Analyst -rooli toimii siltana IT:n ja liiketoiminnan välillä, ja auttaa kartoittamaan ja määrittämään liiketoiminnalle oleelliset vaatimukset järjestelmän osalta.

Apua testauksen suunnitteluun, toteutukseen ja hallintaan

Liiketoimintajärjestelmät ovat usein kompleksisia kokonaisuuksia, jotka integroituvat yrityksen muiden järjestelmien kanssa erilaisten rajapintojen kautta. Jo projektin aikaisesta vaiheesta alkaen on tärkeää varmistaa, että esimerkiksi data liikkuu oikein pisteestä A pisteeseen B.

Etenkään yrityksille kriittisten ja monimutkaisten järjestelmien testausta ei kannata jättää vain projektipäällikön tai (mahdollisesti toimittajan organisaatioon kuuluvan) ohjelmistokehittäjän kontolle.

Ohjelmistojen toimivuuden ja datan eheyden testaaminen on testausammattilaisen arkipäivää ja erityisosaamista. Osaava testipäällikkö suunnittelee testauksen aikataulun, tarvittavat testitapaukset sekä testaukseen vaadittavat resurssit. Testaajia voidaan ottaa mukaan hommiin joustavasti tarpeen mukaan.

Testiautomaation hyödyntäminen on tärkeä osa testaussuunnitelmaa. Testiautomaation avulla testausrutiineja saadaan siirrettyä ihmiseltä koneelle, jolloin ihmistestaajan aikaa vapautuu esimerkiksi uusien ominaisuuksien testaamiseen, raportointiin ja projektin sisäiseen viestintään.

Hyväksymistestauksella varmistat, että saat mitä olet tilannut

Kun tekninen toteutus on loppusuoralla, on aika varmistaa, että se todellisuudessa vastaa loppukäyttäjien tarpeita. Tätä vaihetta kutsutaan hyväksymistestaukseksi.

Hyväksymistestauksessa yrityksen loppukäyttäjät pääsevät istumaan alas lähes viimeistellyn järjestelmän kanssa, kokeilemaan sitä käytännössä ja varmistamaan, että tuottava työnteko onnistuu sujuvasti.

Hyväksymistestausta on yleensä vetämässä projektipäällikön lisäksi testausasiantuntija, jonka rooli on hoitaa testijärjestelyt kuntoon, kerätä ja viestiä eteenpäin havainnot ja viime kädessä olla apuna päättämässä, onko järjestelmä riittävän kypsä käytettäväksi.

Käytännön työtavat muotoutuvat projektin tarpeiden mukaan, ja koko vaihetta voi lähestyä ketterästi ja iteratiivisesti. Testaus voidaan tehdä esimerkiksi peräkkäisille osatoimituksille, joita testataan toimitusaikataulun mukaan – kompleksisissa hankkeissa tämä onkin suositeltava toimintatapa.

Testimaten Tampereen kaupungille tekemässä hyväksymistestausprojektissa loppukäyttäjien kanssa pidettiin useita 30-60 minuutin testausklinikoita, joissa tiimi pystyi keskustelemaan avoimesti yhdessä päivän päätteeksi ja antamaan vapaata palautetta.

Näin pidät päivitykset sujuvina

Suuri osa nykyaikaisista ERP- ja CRM-järjestelmistä toimii joko kokonaan tai osittain pilvessä, perinteisen on-premises -ratkaisun sijaan. Tämä tuo mukanaan sekä etuja, mutta myös haasteita, joihin kannattaa ajoissa varautua.

Pilvipalvelut tuovat uusien ominaisuuksien lisäämisen joustavammaksi, mutta päivitysten määrä ja tiheys kasvaa merkittävästi. Jotta uusien ominaisuuksien lisäksi myös vanhat toiminnallisuudet pysyvät kunnossa, yrityksellä täytyy olla valmius nopeaan testaamiseen.

Tässä onneksi auttaa aiemmin mainittu testiautomaatio, jonka avulla vanhojen ominaisuuksien testaaminen hoituu koneellisesti. Testiautomaatio-osaaja tekee manuaalisista regressiotestitapauksista automaattisesti ajettavia skriptejä, joita voidaan vaivattomasti suorittaa milloin tahansa, jolloin saadaan nopea palaute päivityksen toiminnasta.

Koneen hoitaessa rutiinitestausta, ihmistestaajat taas voivat keskittyä uusiin toiminnallisuuksiin, joita aikanaan voidaan myös lisätä automaation piiriin. Esimerkiksi Koholla Testimate tekee jatkuvasti kehittyvää testiautomaatiota heidän tuotteelleen, tavoitteena minimoida (muutenkin kiireisten) ihmisten ajankäyttö manuaaliseen työhön.